Tietosuojaseloste

Tämän tietosuojaselosteen tarkoituksena on antaa Suomen Digimarkkinointi Oy:n (myöhemmin myös SDM) asiakkaille, prospekteille ja potentiaalisille työnhakijoille läpinäkyvästi ja avoimesti ajantasainen informaatio miten heidän henkilötietojaan käsitellään ja mihin tarkoituksiin ja kuinka ne ovat suojattu. SDM noudattaa tietosuojalainsäädäntöä Yleistä tietosuoja-asetusta (2016/679) ja Tietosuojalakia (2018/1050).

1. Rekisterinpitäjä

Suomen Digimarkkinointi Oy, (2486112-0)
Yliopistonkatu 20, 40100 Jyväskylä
Kasarmikatu 44 2krs, 00130 Helsinki
puh. +358 (0)10 281 8281, asiakaspalvelu(at)digimarkkinointi.fi

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperusteet

Toiminnassamme tarvitsemme henkilötietoja moneen eri toimintoomme. Näihin kuuluvat muun muassa henkilötietojen hyödyntäminen liiketoimintamme kehittämisessä sekä varsinaisessa palveluntarjonnassamme.

Esimerkkejä käsiteltävistä henkilötiedoista	Käsittelyn tarkoitukset	Käsittelyn oikeusperuste
(1. Asiakkaat)
Nimi ja yhteystiedot, organisaatio, tehtävänimike tai asema organisaatiossa ja kommunikaation metadata (päivämäärä ja aika, IP-osoite, reititystiedot).	Asiakaspalvelun edellyttämien yhteydenottojen mahdollistaminen. Asiakassuhteen ylläpito, hoitaminen, hallinta ja kehittäminen. –> Keräämme ja säilytämme sinun tai organisaatiosi tietoja, kuten yhteystietoja, mahdollistaaksemme asiakaspalvelun sujuvuuden sekä sen, että pystymme kohdistamaan palveluitamme organisaatiollesi paremmin.	Liiketoiminnan tehokkaaseen järjestämiseen ja kehittämiseen, liiketoimintasuhteeseen meidän ja edustamasi organisaation välillä sekä rooliisi ja tehtäviisi edustamassasi organisaatiossa liittyvät oikeutetut edut.
Markkinoinnin kohdentamisessa käytettävät tunnisteet, kampanjoiden tiedot ja niihin liittyvät seurantatiedot Nimi ja yhteystiedot, osoite, maksutiedot	Palvelujen tarjoaminen ja tuottaminen –> Keräämme ja käsittelemme henkilötietojasi, jotta voimme sekä tarjota että tuottaa palvelujamme, kuten digitaalista markkinointia tai web-analytiikkaa. Tämä sisältää esimerkiksi markkinointikampanjoidemme suunnittelua ja toteutusta. Henkilötietoja käytämme myös varmistaaksemme palveluidemme toimivuuden ja laadun.	Antamasi suostumus
Asiakaspalveluun tai uusasiakashankintaan liittyvät tiedot: asiakaspalaute asiakaspalvelutapahtumien tiedot asiakaspuhelujen nauhoitukset asiakkuuden alkamisaika asiakkuuden päättymisaika asiakkuuden tilat asiakkuuden tasot tarjoushistoria tiedot aikaisemmista yhteydenotoista tiedot asiakkaan tilaamista palveluista, niiden toimittamisesta ja laskuttamisesta kyselyihin ja tutkimuksiin annetut tiedot ja näihin liittyvät keskustelut sivustokäyttäytyminen	Asiakaspalautteen sekä asiakaskyselyjen ja -tutkimusten tulosten käsittely, analysointi ja tilastointi –> Säilytämme ja arvioimme antamaasi asiakaspalautetta ja vastaamiesi kyselyjen tuloksia analysointia varten ymmärtääksemme, mitä mieltä asiakkaamme olivat palveluistamme ja miten niitä voisimme parantaa.	Liiketoiminnan tehokkaaseen järjestämiseen ja kehittämiseen liittyvät oikeutetut edut.
Nimi, yhteystiedot, asiakastunnus, palveluhistoria, yhteydenotot	Asiakastietojen sekä asiakas- ja kontaktihistorian hallinta –> Keräämme ja käsittelemme henkilötietojasi asiakassuhteen hallitsemiseksi. Tämä sisältää esim. asiakkaan yhteystietojen, palveluhistorian, asiakaspalautteiden ja aiempien yhteydenottojen hyödyntämistä asiakastietojen ylläpitämiseksi.	Sopimuksellisten velvoitteiden hoitaminen. Asiakas- tai vastaavaan suhteeseen, hyvään liikeetoimintatapaan sekä liiketoiminnan järjestämiseen ja kehittämiseen liittyvät oikeutetut edut.
Nimi, yhteystiedot, asiakaspalautteet, maksutiedot, asiakkaan palveluhistoria	Tuki- ja neuvontapalveluiden järjestäminen asiakkaalle sekä palvelutoimenpiteiden, toimeksiantojen laskutusten hallinta ja laadun varmistaminen –> Järjestämme sinulle tukea, neuvontaa, mitä varten käytämme henkilötietoja. Tämä sisältää esim.  asiakkaan yhteydenotto-, laskutus- ja laadunvalvontatietoja. Henkilötietoja käytetään asiakkaan avuntarpeen ymmärtämiseen, palveluiden toteuttamiseen ja asiakastyytyväisyyden varmistamiseen.	Asiakas- tai vastaavaan suhteeseen, hyvään liikeetoimintatapaan sekä liiketoiminnan järjestämiseen ja kehittämiseen liittyvät oikeutetut edut.
Nimi, henkilötunnus tai syntymäaika, yhteystiedot, osoite, IP-osoite, maksutiedot, asiakastunnus	Rekisterinpitäjä kerää tietoja myös asiakkaan tunnistamiseksi ja väärinkäytösten ehkäisemiseksi –> Varmistaaksemme palveluidemme asianmukaisen käytön sekä asiakastietojesi turvaamisen, keräämme ja käsittelemme henkilötietoja asiakkaiden tunnistamiseksi ja mahdollisten väärinkäytösten estämiseksi. Tietojasi käytetään myös petosten estämiseen ja turvallisuuden lisäämiseen.	Lakisääteinen velvollisuus tietoturvallisuuden ylläpitämiseen ja henkilötietojen suojaamiseen. Lakisääteisten velvollisuuksien noudattamisen osoittamiseen, tietoturvallisuuden ylläpitämiseen, väärinkäytösten selvittämiseen, oikeuksien valvomiseen ja puolustamiseen liittyvät oikeutetut edut.
Nimi, sähköpostiosoite, postiosoite, tilauksen tiedot	Sähköisten tietosisältöjen välitys niiden tilaajille –> Toimitamme uutiskirjeitä, raportteja ja muita tilauksia asiakkaillemme, missä käytämme henkilötietoja. Tällä varmistamme, että tilaajat saavat tilaamansa sisällön oikeaan aikaan ja oikeaan paikkaan.	Asiakas- tai vastaavaan suhteeseen ja liiketoiminnan kehittämiseen liittyvät oikeutetut edut. Suostumus sähköiseen suoramarkkinointiin sekä markkinointi- ja analytiikkaevästeiden asettamiseen.
Puhelinnumero, nimi, henkilötunnus, tehtävänimike	Asiakaspuhelujen nauhoituksia käytetään palvelutapahtumien todentamiseksi, asiakkaiden ja Suomen Digimarkkinointi Oy:n oikeusturvan kehittämiseksi sekä väärinkäytösten ehkäisemiseksi ja turvallisuussyistä. –> Tallennamme asiakaspuhelujesi ääniraidat, jotka todennäköisesti sisältävät henkilötietoja. Nauhoitteilla todennamme palvelutapahtumia, parannamme sekä Suomen Digimarkkinointi Oy:n että sinun oikeussuojaasi, koulutamme henkilökuntaamme, parannamme prosessejamme ja ennaltaehkäisemme väärinkäytöksiä.	Liiketoiminnan tehokkaaseen järjestämiseen ja kehittämiseen, liiketoimintasuhteeseen meidän ja edustamasi organisaation välillä sekä rooliisi ja tehtäviisi edustamassasi organisaatiossa liittyvät oikeutetut edut.

 

Esimerkkejä käsiteltävistä henkilötiedoista	Käsittelyn tarkoitukset	Käsittelyn oikeusperuste
(2. Verkkosivuston käyttäjät ja potentiaaliset asiakkaat):
Markkinointiin ja viestintään liittyvät yhteystiedot, kiinnostuksen kohteet, reaktiot, markkinointiluvat ja -kiellot. Markkinointievästeet sivustoilla.	Palvelujen markkinointi potentiaalisille asiakasyrityksille ja sivustovierailijoille. Markkinointia kohdistetaan rekisteröitävälle, yritykselle, yhteyshenkilölle, sivustovierailijalle tai luonnolliselle henkilölle vain tämän itse sen salliessa. –> Käytämme henkilötietojasi palvelujemme markkinoimiseen potentiaalisille asiakasyrityksille ja sivustovierailijoille. Markkinointiviestien lähettäminen kohdistetaan vain henkilöille ja yrityksille, jotka ovat siihen antaneet nimenomaisen suostumuksensa. Tämä tarkoittaa, että saatamme lähettää tietoa uusista palveluistamme, erikoistarjouksista ja muista ajankohtaisista kampanjoistamme eri viestintätapojen kautta vain, jos olet erikseen hyväksynyt sen.	Asiakas- tai vastaavaan suhteeseen ja liiketoiminnan kehittämiseen liittyvät oikeutetut edut. Suostumus sähköiseen suoramarkkinointiin sekä markkinointi-ja analytiikkaevästeiden asettamiseen.
Markkinoinnin kohdentamisessa käytettävät tunnisteet, kampanjoiden tiedot ja niihin liittyvät seurantatiedot Nimi ja yhteystiedot, osoite, maksutiedot	Markkinointiviestinnän kohdentaminen, tuote- ja palvelutarjoaman kehittäminen sekä liiketoiminnan kehittäminen ja raportointi. –> Pystymme hyödyntämään kiinnostuksenkohteitasi tuotteiden ja palveluiden tarjoamisessa eri viestintävälineillä. Tätä varten käytämme henkilötietojasi, kuten selauskäyttäytymistä, kohdennetun markkinointiviestinnän luomiseen. Keräämme ja analysoimme tietoja käyttäjien mieltymyksistä ja palautteista parantaaksemme nykyisiä tuotteitamme ja kehittääksemme uusia palveluja. Tämä voi sisältää esim. käyttökokemuksistasi tai vastaavista lähteistä kertyvien henkilötietojen käsittelyä. Käsittelemme henkilötietojasi liiketoimintamme kehittämiseksi ja sisäisen raportoinnin tukemiseksi. Tämä sisältää esimerkiksi myyntitietojen analysointia, asiakastrendien seuraamista ja strategisten päätösten laatimista. Tällä tavalla pystymme parantamaan palveluitamme ja liiketoimintaamme kokonaisuutena.	Asiakas- tai vastaavaan suhteeseen ja liiketoiminnan kehittämiseen liittyvät oikeutetut edut. Suostumus markkinointiviestinnän kohdentamiseen
Nimi, yhteystiedot, käyttäytymistiedot	Tutkimus ja tilastolliset analyysit. Asiakkuuksien analysointi, ennustaminen, ryhmittely ja kehittäminen –> Teemme tutkimusta ja analytiikkaa ymmärtääksemme asiakassuhteitamme paremmin ja vuorovaikutustamme asiakkaidemme kanssa sekä tehdäksemme tietoon perustuvia päätöksiä palvelujemme optimointia varten. Tämä tarkoittaa, että säilytämme ja arvioimme tietoja vuorovaikutuksistasi kanssamme.	Pyydämme suostumuksesi muiden kuin pyytämäsi palvelun kannalta ehdottoman välttämättömiä evästeiden asettamiseen päätelaitteellesi. Kerättyjä tietoja käytämme analytiikka- ja markkinointitarkoituksiin perustuen oikeutettuihin etuihin, jotka liittyvät oikeuteemme harjoittaa liiketoimintaa ja järjestää toimintamme tehokkaasti.
Nimi, palautteen sisältö, tunnistetiedot	Asiakaspalautteen sekä asiakaskyselyjen ja -tutkimusten tulosten käsittely, analysointi ja tilastointi. –> Käytämme henkilötietojasi tutkimukseen ja tilastollisiin analyyseihin. Tämä tarkoittaa, että analysoimme käyttäjädataa, kuten sivuston käyttöäsi ja asiakaspalautettasi, ymmärtääksemme paremmin käyttäjätrendejä ja -käyttäytymistä. Tietojen perusteella laadimme raportteja ja tilastoja, joiden avulla voimme parantaa palveluitamme ja liiketoimintaprosessejamme.	Asiakas- tai vastaavaan suhteeseen ja liiketoiminnan kehittämiseen liittyvät oikeutetut edut.

3 Säännönmukaiset henkilötietojen lähteet

Suomen Digimarkkinointi Oy:n omassa toiminnassa kertyviä tietoja täydennetään tarvittaessa yleisesti saatavilla olevien yritystietolähteiden (kuten YTJ:n ja TIEKE:n) kautta tai niiden puuttuessa kohdetahon verkkosivuilla julkisesti esillä olevilla tiedoilla.

Keräämme mainonnan kohdentamiseksi julkisista lähteistä tietoa.

4. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Hyödynnämme toiminnassamme erilaisia kumppaneita, joille henkilötietojasi voidaan siirtää tai luovuttaa tilanteesta ja henkilötietojen käsittelytarkoituksesta riippuen. Nämä henkilötietojen vastaanottajat voivat toimia tilanteesta riippuen joko itsenäisinä rekisterinpitäjinä tai henkilötietojen käsittelijöinä, jolloin henkilötietoja käsitellään vain SDM:n määrittämiin käyttötarkoituksiin.

Henkilötietojasi voidaan luovuttaa seuraaville vastaanottajien ryhmille:

Markkinointikumppanit:

Käytämme markkinoinnissa ja mainonnassa kumppaneita. Toteutamme esimerkiksi markkinointikampanjoita, joissa siirrämme mainonnan kohderyhmiin liittyviä tietoja kumppaneidemme hallinnoimiin järjestelmiin, josta lähetämme markkinointiviestintää eteenpäin.

IT-toimittajat:

Käytämme kumppaneidemme toimittamia IT-järjestelmiä, joihin tallennetaan henkilötietoja eri käyttötarkoitusten, kuten lakisääteisen kirjanpidon hoitamiseksi. Tämän lisäksi hyödynnämme toiminnassamme konesalipalveluja, joissa käsitellään ja säilytetään henkilötietoja. IT-toimijat käsittelevät henkilötietoja SDM:n lukuun ja puolesta.

Konsultointikumppanit:

Hyödynnämme toiminnassamme konsulttikumppaneita, joille voimme luovuttaa henkilötietoja konsulttitoimeksiantojen suorittamiseen.

Muut palveluiden tarjoajat:

Edellä mainittujen kumppaniemme lisäksi hyödynnämme muita yksittäisiä palveluntarjoajia, jotka muulla kuin edellä mainituin tavoin tukevat tai täydentävät toimintaamme. Näihin yksittäisiin toimijoihin kuuluu esimerkiksi verkostointipalveluita.

5. Tietojen siirto EU tai ETA-alueen ulkopuolelle

Suurin osa henkilötietojen käsittelystämme tapahtuu Suomessa sekä muualla Euroopan Unionin (EU) alueella tai Euroopan talousalueella (ETA) sijaitsevissa järjestelmissä. Tämän lisäksi hyödynnämme EU:n tai ETA:n ulkopuolella sijaitsevia kumppaneita, jolloin henkilötietojasi voi myös siirtyä näiden alueiden ulkopuolelle.

Esimerkki tilanteesta, jolloin tietoja voi siirtyä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle	Maa, jonne henkilötietojasi voi siirtyä	Toimenpiteet, jolla henkilötietojen korkea suojan taso pyritään säilyttämään
Tietojasi siirtyy esim. Googlen Yhdysvaltalaisen emoyhtiön tai Googlen alihankkijoiden kautta Yhdysvaltoihin.	Yhdysvallat	Googlen voimassa oleva EU-U.S. Data Privacy Framework-sertifiointi. EU komission laatimien mallisopimuslausekkeiden käyttö osana sopimuksia.

Kolmansiin maihin tapahtuvissa tiedonsiirroissa pyrimme toteuttamaan kaikki toimenpiteet, joilla eurooppalaisen tietosuojalainsäädännön edellyttämä korkea suojan taso säilyy siirrosta huolimatta.

Erinäisten instrumenttien, kuten Euroopan komission mallisopimuslausekkeiden, riittävyyspäätösten ja sitoumusten, lisäksi toteutamme henkilötietojen suojaa organisatorisin ja teknisin toimenpiteillä.

6. Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto säilytetään Suomen Digimarkkinointi Oy:n lukitussa toimitiloissa sijaitsevissa lukituissa säiliöissä. Valvomaton kulkeminen tilaan on ulkopuolisilta estetty. Omatoiminen pääsy tiloihin on sallittua vain niille ja mahdollistettu vain niille, jotka ovat kirjallisilla sopimuksilla Suomen Digimarkkinointi Oy:n jäseniksi sitoutettuja. Ns. ulkopuolisten henkilöiden pääsy tiloihin on aina valvottua.

Tietojärjestelmillä tallennettavat ja käsiteltävät tiedot ovat rajattujen ja nimettyjen henkilöiden käytettävissä. Käyttö edellyttää kirjautumista tietojärjestelmään. Tietoverkko ja laitteisto, joilla henkilötietoja säilytetään, on suojattu palomuurilla ja muilla tarvittavilla teknisillä toimenpiteillä. Tietojärjestelmään sisäänkirjautumiseen tarvittavia pääsytunnuksia luovutetaan vain Suomen Digimarkkinointi Oy:n jäsenille. Luovutuksia valvoo yhteyshenkilö. Kaikkia rekisterin tietoja käyttäviä sitoo vaitiolovelvollisuus.

7. Rekisteröidyn oikeudet

Tietosuojalainsäädäntö takaa sinulle oikeuksia liittyen henkilötietojesi käsittelyyn. Nämä oikeudet eivät kuitenkaan sovellu suoraan kaikkiin tilanteisiin, eivätkä ne ole täysin rajoittamattomia.

Mikäli sinulla on kysyttävää tietosuojalainsäädännön takaamista oikeuksistasi tai haluat toteuttaa näitä, voit olla meihin yhteydessä meihin tämän tietosuojaselosteen kohdassa 1. mainitun mukaisesti.

Oikeus saada pääsy henkilötietoihisi: Sinulla on oikeus saada vahvistus, käsitteleekö SDM sinua koskevia henkilötietoja. Jos tietojasi käsitellään, voit pyytää meitä toimittamaan jäljennöksen käsiteltävistä henkilötiedoistasi. Jäljennöksen voit pyytää joko sähköisesti tai fyysisesti.

Oikeus henkilötietojesi oikaisemiseen: SDM oikaisee kaikki sinua koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot sinun erikseen niin vaatiessa. Sinulla on myös oikeus saada puutteelliset henkilötietosi täydennettyä.

Oikeus henkilötietojesi poistamiseen: SDM:llä on velvollisuus poistaa henkilötietosi ilman aiheetonta viivytystä, jos

1) niitä ei enää tarvita
2) peruutat suostumuksesi, johon käsittely on perustunut
3) vastustat henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinoinnin tarkoituksiin tai muuten käytät vastustamisoikeuttasi, eikä käsittelyyn ole olemassa huomattavan painavaa perusteltua syytä
4) henkilötietojasi on käsitelty lainvastaisesti
5) henkilötietosi on poistettava unionin oikeuteen tai Suomen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi
6) henkilötietosi on kerätty tietoyhteiskunnan tarjoamisen yhteydessä

Oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä: Tietyissä tilanteissa sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä. Tämä ei kuitenkaan viittaa yleiseen oikeuteen vastustaa kaikkea käsittelyä, vaan oikeus soveltuu esimerkiksi tilanteissa, joissa henkilötietojesi käsittely perustuu oikeutettuun etuun.

Sinulla on aina oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinoinnin tarkoituksiin.

Oikeus rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä: Voit pyytää SDM:ää rajoittamaan sinua koskevaa henkilötietojen käsittelyä. Rajoittaminen tarkoittaa, että rajoituksen alaisia henkilötietojasi saa säilyttämisen lisäksi käsitellä vain

1) suostumuksellasi
2) oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi
3) toisen luonnollisen henkilön tai oikeushenkilön oikeuksien suojaamiseksi tai
4) tärkeää unionin tai jäsenvaltion yleistä etua koskevista syistä

Esimerkiksi, jos kiistät henkilötietojesi paikkaansapitävyyden, rajoitetaan niiden käsittelyä paikkaansapitävyyden tarkistamisen ajaksi.

Oikeus siirtää henkilötietosi toiselle rekisterinpitäjälle: Sinulla on oikeus saada SDM:lle toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä halutessasi siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Siirto toteutetaan vain, jos se on teknisesti mahdollista.

Huomioithan, että tämä oikeus koskee vain sellaisia henkilötietoja, jotka olet itse meille toimittanut, joita käsitellään automaattisin keinoin, ja joiden käsittely perustuu antamaasi suostumukseen tai sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa olet osapuolena.

Oikeus peruuttaa antamasi suostumus: Sinulla on oikeus peruuttaa antamasi suostumus henkilötietojesi käsittelyyn. Huomioithan, että suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. Peruuttaminen voi tietyissä tilanteissa vaikuttaa palveluidemme käytettävyyteen sekä toiminnallisuuksiin.

Oikeus valitukseen valvontaviranomaiselle:

Jos epäilet, että olemme käsitelleet henkilötietojasi lainvastaisesti tai muulla tavoin huolimattomasti, sinulla on aina oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Suomessa henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuutta valvoo tietosuojavaltuutetun toimisto. Yhteystiedot ja ohjeet valituksen tekemiseen löydät tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta osoitteesta https://tietosuoja.fi

8. Evästeet

Verkkosivumme hyödyntävät evästeitä (cookies), joita käytetään moneen eri tarkoitukseen, kuten käyttäjäistuntojesi muistamiseen, personointiin, analysoimiseen ja suojaamiseen. Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka tallentuvat laitteellesi ja jotka sisältävät yksilöllisen tunnisteen, jonka avulla voimme tunnistaa ja laskea sivustollamme vierailevat eri laitteet ja selaimet. Laki sallii evästeiden käytön suostumustasi vastaan, ellei evästeet ole ehdottoman välttämättömiä pyytämääsi palvelua varten.

Lisää tietoa SDM:n evästekäytännöistä löydät evästeselosteeltamme: https://sdm.fi/evasteseloste